Opgavefordeling kan hurtigt blive uoverskuelig, når flere personer skal samarbejde om bestyrelsens aktiviteter, møder og arrangementer.
Med Unioo kan I samle foreningens opgaver ét sted, fordele ansvaret og følge op på deadlines. Det giver bestyrelsen et bedre overblik og mindsker risikoen for, at aftaler og opgaver bliver glemt.
1. Opret og fordel opgaver
I Unioo kan du oprette opgaver og tildele dem til bestemte medlemmer af bestyrelsen.
Du kan blandt andet angive:
- hvem der er ansvarlig
- hvornår opgaven skal være færdig
- hvad opgaven indebærer
- hvor vigtig eller presserende opgaven er
Det gør det tydeligt, hvem der skal gøre hvad, og hvornår opgaven skal være løst.
2. Tilføj en beskrivelse
Du kan tilføje en uddybende beskrivelse til hver opgave.
Beskrivelsen kan eksempelvis indeholde:
- formålet med opgaven
- praktiske oplysninger
- relevante aftaler
- krav til det færdige resultat
- links eller henvisninger til dokumenter
En tydelig opgavebeskrivelse reducerer risikoen for misforståelser og gør det lettere for den ansvarlige at komme i gang.
3. Tilføj en deadline
Ved at angive en dato eller deadline bliver det lettere at planlægge arbejdet og følge op på opgaven.
Deadlines kan blandt andet bruges til:
- forberedelse af bestyrelsesmøder
- planlægning af arrangementer
- opfølgning på beslutninger
- administrative opgaver
- tilbagevendende aktiviteter i foreningen
4. Rediger opgaver undervejs
Planer og deadlines kan ændre sig.
I Unioo kan du derfor redigere en opgave, hvis der skal ændres i beskrivelsen, den ansvarlige person eller afleveringsdatoen.
Det giver jer mulighed for at holde opgaverne opdaterede, efterhånden som arbejdet udvikler sig.
5. Prioritér de vigtigste opgaver
Ved at prioritere opgaverne kan bestyrelsen lettere se, hvad der kræver opmærksomhed først.
Det hjælper jer med at bruge tiden på de vigtigste aktiviteter og sikrer, at presserende opgaver ikke bliver overset.
6. Opret opgaver fra møder
Opgaver kan også oprettes i forbindelse med bestyrelsesmøder.
Når en beslutning i et møde fører til en konkret opgave, kan den registreres og placeres på en opgaveliste. På den måde bliver aftalen omsat til en opgave med en ansvarlig og eventuel deadline.
Det gør det lettere at følge op på beslutninger efter mødet.
7. Følg op på opgaverne
Når opgaverne er samlet i Unioo, kan bestyrelsen løbende følge med i, hvilke opgaver der er oprettet, hvem der er ansvarlig, og hvilke deadlines der nærmer sig.
Et fælles overblik gør det nemmere at følge op og mindsker risikoen for forsinkelser.
8. Skab bedre overblik i bestyrelsen
Med en fælles opgaveliste kan bestyrelsen samle opgaver, ansvar og deadlines ét sted.
Det skaber en mere overskuelig arbejdsfordeling og giver bestyrelsen mere tid til at fokusere på foreningens aktiviteter og udvikling.